Η διαπραγμάτευση είναι μια διαδικασία ανακάλυψης. Η συλλογή πληροφοριών που γίνεται για την άλλη πλευρά κατά το στάδιο της προετοιμασίας είναι σημαντική για μια σειρά από λόγους. Ένας από αυτούς, είναι ότι μας επιτρέπει να κατανοήσουμε τους στόχους, τις προτεραιότητες και τις ανάγκες του άλλου μέρους, έτσι ώστε να προσπαθήσουμε να δομήσουμε μια συμφωνία που να καλύπτει σε κάποιο βαθμό αυτές τις παραμέτρους. Άρα, είναι απαραίτητο να αναρωτηθούμε τι πραγματικά θέλει η άλλη πλευρά, τι είναι πιο σημαντικό για αυτήν. Βέβαια, πληρέστερη εικόνα για τις πραγματικές ανάγκες του άλλου μέρους θα υπάρχει μετά την έναρξη της διαπραγμάτευσης, όμως είναι απαραίτητο να έχουμε καταγράψει εκ των προτέρων τα σημαντικά θέματα που πιστεύουμε πως απασχολούν τον άλλο διαπραγματευτή.
Ένα κοινό λάθος στο οποίο υποπίπτουν πολλοί είναι ότι καταγράφουν μονάχα τους δικούς τους στόχους, ανάγκες και προτεραιότητες. Θεωρούν ότι η διαπραγμάτευση γίνεται για να ικανοποιήσουν τις δικές τους ανάγκες. Αν και εκ πρώτης όψεως μια τέτοια θεώρηση δεν είναι μεμπτή, είναι παρά ταύτα μια θεώρηση που τους κάνει να μην λαμβάνουν υπόψη τους το γεγονός ότι η διαπραγμάτευση είναι μια διαδραστική διαδικασία. Αυτό σημαίνει ότι για να μπορέσει κανείς να ικανοποιήσει τις ανάγκες του, χρειάζεται να λάβει υπόψη τα συμφέροντα, τις ανάγκες και τις προτεραιότητες της άλλης πλευράς και να προσπαθήσει να τα ικανοποιήσει όσο καλύτερα μπορεί, εξασφαλίζοντας ταυτόχρονα ότι ικανοποιούνται πρωτίστως τα δικά του συμφέροντα. Οι στόχοι ενός διαπραγματευτή σπάνια μπορούν να επιτευχθούν όταν δεν ικανοποιούνται και οι στόχοι της άλλης πλευράς. Η ικανοποίηση αυτή μπορεί να είναι μερική ή να αφορά μονάχα μερικούς από τους στόχους του άλλου μέρους. Είναι απαραίτητο όμως να υφίσταται, γιατί στη διαπραγμάτευση συνήθως δε γίνεται να επιβάλλεις μια συμφωνία. Ακόμη και όταν μπορείς να επιβάλλεις μια συμφωνία, θα πρέπει να αποφύγεις να το πράξεις σε περιπτώσεις που δεν αφορούν μοναδικές, καθαρά επιμεριστικές συναλλαγές. Για να αποφασίσει το άλλο μέρος να αποδεχτεί μια συμφωνία, κάποιες θεμελιακές του ανάγκες επιβάλλεται να καλυφθούν.
Στην προσπάθεια απάντησης του ερωτήματος ποια είναι τα θέματα που απασχολούν τον άλλο διαπραγματευτή και τι θέλει να πετύχει από τη συγκεκριμένη διαπραγμάτευση θα πρέπει να μην περιοριστούμε σε χειροπιαστούς παράγοντες, όπως για παράδειγμα είναι οι οικονομικοί όροι μιας συμφωνίας. Αντίθετα, θα πρέπει να διευρύνουμε τη ματιά μας προσπαθώντας να κατανοήσουμε ποιοι άλλοι παράγοντες, μη χειροπιαστοί, που σχετίζονται κυρίως με ψυχολογικούς μηχανισμούς οι οποίοι επηρεάζουν τη λήψη αποφάσεων ή αφορούν στα κίνητρα της άλλης πλευράς, παίζουν ρόλο για την επίτευξη μιας συμφωνίας. Για κάποιους ανθρώπους, για παράδειγμα, το πραγματικό διακύβευμα της διαπραγμάτευσης είναι ο σεβασμός. Πλήθος επιχειρηματικών συμφωνιών έχουν καταρρεύσει επειδή η μία πλευρά θεωρούσε ότι δεν αντιμετωπίστηκε με τον σεβασμό που της άξιζε.
Σε διαπραγματεύσεις όπου το άτομο δεν διαπραγματεύεται για λογαριασμό του αλλά για κάποιον τρίτο, όπως π.χ. για τον εργοδότη του ή τον εντολέα του, θα πρέπει να έχετε υπόψη σας ότι η διαπραγματευτική του συμπεριφορά ενδεχομένως να επηρεάζεται από αυτό το γεγονός. Πολλοί διαπραγματευτές εμφανίζονται επιθετικοί, ανυποχώρητοι ή δύστροποι επειδή νομίζουν ότι με αυτό τον τρόπο δείχνουν σε αυτόν που τους έχει αναθέσει τη διαπραγμάτευση ότι τον εκπροσωπούν με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Πολλές φορές αυτό γίνεται ακόμη και όταν μια πιο συνεργατική στάση θα προχωρούσε τη διαπραγματευτική διαδικασία και θα αύξανε την πιθανότητα εξεύρεσης ενοποιητικών λύσεων που θα μπορούσαν να προσθέσουν αξία και στις δύο πλευρές.
Άλλες φορές το προσωπικό συμφέρον εκείνου που διαπραγματεύεται δεν είναι συμβατό με αυτό του εργοδότη του. Θα πρέπει πάντα λοιπόν να αναρωτιέστε αν τα συμφέροντα εκείνου που διαπραγματεύεται είναι ευθυγραμμισμένα με αυτά του προσώπου που του έχει αναθέσει τη διαπραγμάτευση. Μια προτεινόμενη λύση που είναι καλή για την εταιρεία αλλά δεν ωφελεί τον διαπραγματευτή στο βαθμό που αυτός θα επιθυμούσε είναι μια συμφωνία που ίσως ναυαγήσει. Στην περίπτωση που διαπιστώσετε ότι τα κίνητρα της άλλης πλευράς διαφέρουν από τα ατομικά κίνητρα του διαπραγματευτή θα πρέπει να προσπαθήσετε να καλύψετε πρωτίστως τις ανάγκες του τελευταίου. Αν δεν γνωρίζετε αυτές τις κρυμμένες ανάγκες και δεν μπορείτε να τις ικανοποιήσετε επαρκώς, θα είναι δύσκολο να επιτύχετε μια συμφωνία που θα γίνει αποδεκτή από την άλλη πλευρά.
Ανεξαρτήτως του είδους και της πολυπλοκότητας μιας διαπραγμάτευσης υπάρχουν παράγοντες που, αν και είναι δύσκολο να διαγνωστούν, παίζουν πάντα ρόλο. Η αποστολή σας είναι να βρείτε σε ποιο βαθμό και με ποιον τρόπο μπορούν να επηρεάσουν την εξέλιξή της. Θυμηθείτε ότι:
Οι άνθρωποι επιθυμούν να φαίνονται ικανοί τόσο στους συναδέλφους τους όσο και στα μάτια της άλλης πλευράς. Αυτή η ανάγκη εξηγεί συμπεριφορές στο διαπραγματευτικό τραπέζι που διαφορετικά είναι δύσκολο να αποκωδικοποιηθούν, όπως είναι η χρήση επιθετικών τακτικών ή τακτικών πίεσης της άλλης πλευράς ή η άρνησή τους να αποδεχτούν μια συμφωνία ακόμη κι όταν αυτή καλύπτει σε μεγάλο βαθμό τα συμφέροντα εκείνου που εκπροσωπούν.
Θέλουν να νιώθουν ότι ακούγεται η φωνή τους και ότι γίνεται κατανοητή η δική τους οπτική. Αυτό δε σημαίνει απαραίτητα ότι θα πρέπει να συμμερίζεστε αυτή την οπτική, σημαίνει όμως ότι πρέπει να αποφύγετε να τους δείξετε ότι κάνουν λάθος. Θυμηθείτε ότι σε μια διαπραγμάτευση το ζητούμενο δεν είναι να αποφανθούμε ποιος έχει δίκιο, αλλά να δομήσουμε μια αμοιβαία επωφελή συμφωνία. Αν αποδομήσετε τη θέση της άλλης πλευράς με άκομψο τρόπο το μήνυμα που περνάτε υποσυνείδητα είναι ότι ο έτερος διαπραγματευτής δεν διαθέτει τη δική σας ευθυκρισία ή ευφυΐα.
Θέλουν να νιώθουν ότι έχουν επιλογές. Ακόμη και όταν κάποιος έχει μικρή διαπραγματευτική δύναμη, θέλει να νιώθει ότι έχει ελευθερία επιλογών. Μια συμφωνία που δεν αφήνει καμία ευελιξία στην άλλη πλευρά, πυροδοτεί μια αντίδραση που οφείλεται στο γεγονός ότι η στέρηση επιλογών προκαλεί στους περισσότερους ανθρώπους ένα δυσάρεστο συναίσθημα. Σε μια τέτοια περίπτωση, συχνά θα προτιμήσουν να δυναμιτίσουν μια συμφωνία ακόμη και όταν γνωρίζουν ότι η εναλλακτική τους επιλογή είναι χειρότερη από την προτεινόμενη συμφωνία.
Θέλουν να αντιμετωπίζονται με σεβασμό. Ένα λάθος που γίνεται συχνά από όσους έχουν μεγάλη διαπραγματευτική δύναμη είναι ότι θεωρούν ότι μπορούν να επιβάλλουν τους όρους μιας συμφωνίας μόνο και μόνο επειδή γνωρίζουν ότι η άλλη πλευρά βρίσκεται σε δυσχερή θέση. Έτσι, αδιαφορούν για το πώς επικοινωνούν τις διεκδικήσεις τους και δείχνουν μικρή έγνοια να μεταχειριστούν την άλλη πλευρά με σεβασμό. Τέτοιοι ατυχείς χειρισμοί μπορούν να οδηγήσουν μια διαπραγμάτευση σε αδιέξοδο.
Νοιάζονται για τις σχέσεις τους. Ακόμη και σε επιμεριστικές διαπραγματεύσεις που το κίνητρο για δημιουργία σχέσεων δεν είναι ισχυρό, έμπειροι διαπραγματευτές προσπαθούν να καλλιεργούν καλές σχέσεις με όποιον και αν συναλλάσσονται. Ο λόγος είναι ότι κατανοούν ότι η φήμη τους είναι από τα πιο σημαντικά διαπραγματευτικά χαρτιά που διαθέτουν και ότι μπορεί να επηρεάσει το αποτέλεσμα σε μελλοντικές διαπραγματεύσεις.
