Το παρακάτω άρθρο, παρουσιάστηκε για πρώτη φορά από τον καθηγητή του Πανεπιστημίου Harvard, Michael Wheeler, με τίτλο “When They Slice the Deal Too Thin“.
Ας υποθέσουμε ότι, μετά από μήνες διαπραγματεύσεων, έχετε καταλήξει σε μια λεπτομερή συμφωνία με έναν πελάτη σας. Μια εβδομάδα αργότερα, ο υπεύθυνος προμηθειών του πελάτη σας, σας καλεί να σας πει ότι θα πρέπει να γίνουν κάποιες «αναθεωρήσεις» στη συμφωνία. Συγκεκριμένα, θα πρέπει να προσφέρετε τις ίδιες υπηρεσίες πιο άμεσα από ό,τι συμφωνήθηκε εξ αρχής και με λιγότερα χρήματα. Η αναθεώρηση αυτή έρχεται μάλιστα ενώ εσείς έχετε ήδη σπαταλήσει πόρους και έχετε δεσμευτεί απέναντι στους δικούς σας προμηθευτές.
Εάν υποχωρήσετε σε τέτοιου είδους απαιτήσεις της τελευταίας στιγμής, αυτομάτως έχετε μεταδώσει ακούσια στους πελάτες σας το μήνυμα ότι είστε ανοιχτοί σε επιπλέον παραχωρήσεις.
Η άλλη πλευρά είναι πιθανό να χρησιμοποιεί μια συγκεκριμένη τακτική προκειμένου να επιτύχει το επιθυμητό για εκείνη αποτέλεσμα. Ειδικότερα, να καταθέτει μία ελκυστική πρόταση στο τραπέζι των διαπραγματεύσεων, αλλά στη συνέχεια να υπαναχωρεί από την αρχική συμφωνία. Η κάθε υπαναχώρηση δεν είναι μεγάλη ή αφορά ζητήματα που δεν είναι ιδιαίτερα σημαντικά. Σε αυτή την περίπτωση, νιώθετε ότι οι υπαναχώρησεις δεν είναι τέτοιου μεγέθους ώστε να προκαλέσουν την κατάρρευση των διαπραγματεύσεων. Με αυτόν τον τρόπο όμως, κινδυνεύετε να μείνετε με μια συμφωνία που δεν είναι ελκυστική καθώς αν εξετάσετε τις μικρές υπαναχωρήσεις αθροιστικά, θα δείτε ότι έχουν σημαντικό αντίκτυπο στην ποιότητα της συμφωνίας.
Άλλες φορές, η συμπεριφορά του πελάτη σας μπορεί να είναι δείγμα ότι δεν είναι σε θέση να λάβει ορθές αποφάσεις ή να συντονίσει σωστά τις ενέργειες του. Για παράδειγμα, μπορεί ένα από τα μέλη της ομάδας του να μην ήταν διαθέσιμο όταν εσείς και ο ομόλογός σας ορίσατε ένα συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα στη συμφωνία σας.
Σε κάθε περίπτωση, όποιο και αν είναι το κίνητρο του πελάτη σας, θα πρέπει να αντιμετωπίσετε την κατάσταση και να διαχειριστείτε με αποτελεσματικό τρόπο αιτήματα της τελευταίας στιγμής. Σας παραθέτουμε τέσσερις τρόπους προκειμένου να διαχειριστείτε μία τέτοια περίπτωση:
1. Πριν από τη διαπραγμάτευση, επιβεβαιώστε την εξουσία του ομολόγου σας.
Εάν κάποιος δεν έχει την εξουσιοδότηση να υπογράψει μια συμφωνία, θα πρέπει να είστε ξεκάθαροι ότι οι προτάσεις που καταθέτετε στο διαπραγματευτικό τραπέζι είναι προς συζήτηση και δεν είναι οριστικές. Αποφύγετε να κάνετε συγκεκριμένες και δεσμευτικές προσφορές όταν οι προτάσεις από την άλλη πλευρά είναι ασαφείς.
2. Όταν κάνετε μια συμφωνία να είστε σαφείς σχετικά με τους όρους της.
Εάν ο ομόλογός σας αναφέρει κάτι που μοιάζει αόριστο, μην φοβάστε να πιέσετε για περισσότερες διευκρινίσεις. Για παράδειγμα μπορεί να σας αναφέρει “Είμαι αισιόδοξος ότι μπορώ να πουλήσω την υπηρεσία“. Σε αυτό το παράδειγμα, θα ήταν καλύτερα να γνωρίζετε εξ αρχής και τις πιθανές αρνητικές συνέπειες της πρότασής του, παρά να βρεθείτε προ εκπλήξεων όταν θα έχετε ήδη ανακοινώσει τη συμφωνία σε συναδέλφους σας και στη συνέχεια να εκτεθείτε κάνοντας πίσω.
3. Εάν ο πελάτης επιστρέψει με προτεινόμενες αναθεωρήσεις στη συμφωνία, αντιμετωπίστε τες με σοβαρότητα.
Ίσως χρειαστεί να αντιμετωπιστούν ορισμένα πραγματικά προβλήματα της συμφωνίας. Κάθε νέο βάρος θα πρέπει να μοιράζεται δίκαια μεταξύ των δύο εταιρειών. Εάν, για παράδειγμα, ο προϋπολογισμός αποτελεί πρόβλημα για τον ομόλογό σας, τότε ίσως το πακέτο υπηρεσιών σας θα πρέπει να περικοπεί ώστε να είναι εντός προϋπολογισμού. Εάν από την άλλη, το ζητούμενο είναι ο χρόνος υλοποίησης τότε ίσως θα πρέπει να προσθέσετε μία ρήτρα για τα επιπλέον έξοδά σας. Με αυτό τον τρόπο, δείχνετε στους ομολόγους σας που ακολουθούν σκόπιμα αυτή την τακτική “τελευταίας στιγμής” ότι δεν μπορούν να πάρουν κάτι χωρίς να δώσουν κάτι σε αντάλλαγμα. Νομιμοποιεί επίσης τη διαπραγματευτική σας συμπεριφορά, καθώς δείχνει ότι η αρχική σας τιμή είχε τεθεί κατόπιν μελέτης και για συγκεκριμένους επιχειρηματικούς λόγους.
4. Αφιερώστε χρόνο σε σημαντικούς πελάτες
Στους σημαντικούς πελάτες με τους οποίους επιδιώκετε μία μακροχρόνια συνεργασία αφιερώστε χρόνο για να ελέγχετε από κοινού ανά τακτά χρονικά διαστήματα σε τι επίπεδο βρίσκεται η συνεργασία σας, προκειμένου να διασφαλίσετε μία επιτυχημένη συμφωνία. Τι σας δίδαξε η περσινή χρονιά για τη συνεργασία σας; Πώς μπορείτε να βελτιώσετε την επικοινωνία με τον ομόλογο σας; Υπάρχει κάποιος καλύτερος τρόπος να προσεγγίσετε τη δημιουργία συμβάσεων; Όταν συζητούνται διαδικαστικά θέματα, χωρίς να υπάρχει η πίεση που επιφέρει μια συγκεκριμένη συμφωνία, τα μέρη τείνουν να γίνονται πιο δημιουργικά και να συνεργάζονται πιο αποτελεσματικά.
Πηγή: Harvard School
