Πόσο αποτελεσματικές είναι;
Δε χωρά αμφιβολία ότι η επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο είναι η ποιοτικότερη και αποτελεσματικότερη μορφή επικοινωνίας και θα πρέπει να προτιμάται έναντι άλλων μορφών επικοινωνίας όταν αυτό είναι δυνατό. Η τηλεφωνική επικοινωνία και πολύ περισσότερο η επικοινωνία μέσω e-mail, ιδιαίτερα στο περιβάλλον μιας διαπραγμάτευσης, γεννούν διάφορες προκλήσεις που απαιτούν προσεκτικό χειρισμό για να ξεπεραστούν. Τα τελευταία χρόνια η χρήση e-mail ως εργαλείου στη διαπραγμάτευση έχει αυξηθεί και χρησιμοποιείται στρατηγικά σε πολλές περιπτώσεις ακόμη και όταν η πρόσωπο με πρόσωπο επικοινωνία είναι εφικτή.
Οι ιδιαίτερες περιστάσεις που επικρατούν λόγω του κορονοϊού έχουν αναγκάσει πολλούς είτε να σταματήσουν προσωρινά διαπραγματεύσεις που βρίσκονταν σε εξέλιξη είτε να τις συνεχίσουν μέσω τηλεφώνου και e-mail. Μην ξεχνάμε ότι οι απροσδόκητες και αντίξοες συνθήκες που βιώνουμε τελευταία απαιτούν από τις επιχειρήσεις ευελιξία ώστε να ανταπεξέλθουν στις παρούσες συνθήκες καθώς και αναπροσαρμογή των εταιρικών τους πρακτικών.
Ο στόχος είναι να εξακολουθήσουν να λειτουργούν αποτελεσματικά, περιορίζοντας τις συνέπειες που επιφέρει η πανδημία στην καθημερινή τους λειτουργία και κερδοφορία. Η διαπραγμάτευση μέσω e-mail είναι μία πραγματικότητα που θα γίνει περισσότερο διαδεδομένη στο μέλλον, ανεξάρτητα από το πώς θα εξελιχθεί η παρούσα κρίση. Όταν η επικοινωνία στα πλαίσια μιας διαπραγμάτευσης γίνεται ως επί το πλείστον μέσω e-mail, υπάρχουν πολλά πράγματα που θα πρέπει να προσέχει κανείς. Παρόλα αυτά μια διαπραγμάτευση μέσω e-mail έχει και κάποια θετικά στοιχεία.
Ποια είναι τα οφέλη;
Το πιο σημαντικό από αυτά είναι ότι συνήθως μια τέτοια επικοινωνία δημιουργεί λιγότερο άγχος στον διαπραγματευτή καθώς εκείνος δεν αισθάνεται ότι πρέπει να αντιδράσει αμέσως ή να απαντήσει γρήγορα σε κάποιο ερώτημα ή πρόταση που γίνεται από την άλλη πλευρά. Ο χρόνος που μεσολαβεί για να κατανοήσουμε τι μας ζητάει η άλλη πλευρά προστατεύει εκείνους που λόγω ιδιοσυγκρασίας έχουν την τάση να απαντούν σε προτάσεις χωρίς να έχουν επεξεργαστεί επαρκώς τα θετικά και αρνητικά της σημεία.
Επίσης, η έλλειψη φυσικής παρουσίας μας προστατεύει από το να κάνουμε βιαστικές ανταλλαγές και παραχωρήσεις που μπορεί να αποβούν ζημιογόνες για εμάς. Οι διαπραγματεύσεις μέσω e-mail μας γλυτώνουν επίσης χρόνο και χρήμα που σχετίζεται με τις μετακινήσεις που χρειάζονται να γίνουν όταν η διαπραγμάτευση γίνεται δια ζώσης. Πολλές επιχειρήσεις επιλέγουν να κάνουν μια αρχική συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο με απώτερο όμως σκοπό να θέσουν τις βάσεις ώστε η συνέχεια της διαπραγμάτευσης να γίνει μέσω e-mail.
Από την άλλη μεριά, σε έρευνες που έχουν γίνει στις οποίες έχουν συγκριθεί διαπραγματεύσεις μέσω τηλεφώνου, e-mail και πρόσωπο με πρόσωπο, έχει διαπιστωθεί ότι όταν η διαπραγμάτευση διενεργείται με e-mail, η εμπιστοσύνη, που είναι μια ουσιώδης παράμετρος για την επίτευξη μιας συμφωνίας, είναι δυσκολότερο να αναπτυχθεί. Ενώ στις διαπραγματεύσεις πρόσωπο με πρόσωπο μονάχα το 10% των διαπραγματεύσεων φτάνει σε αδιέξοδο, το αντίστοιχο ποσοστό για διαπραγματεύσεις που γίνονται μέσω e-mail φτάνει το 50%.
Το μεγάλο ποσοστό αποτυχίας οφείλεται σε πολλούς παράγοντες που καλό είναι να έχετε πάντα υπόψη σας σε τέτοιου είδους διαπραγματεύσεις όπως:
- Είναι πιο εύκολο να γίνει κανείς επιθετικός και να τηρεί μια ανυποχώρητη στάση. Όταν δε βλέπει κάποιος τις αντιδράσεις του άλλου διαπραγματευτή και δεν ακούει άμεσα τα επιχειρήματα και τις αντιρρήσεις του είναι ευκολότερο να αντισταθεί στις προσπάθειες πειθούς του και να εμμένει στις θέσεις του. Ακόμη, είναι πιθανότερο να προσπαθεί να εκφοβήσει τον άλλο ή να εκτοξεύει απειλές.
- Είναι πιθανότερο να παρεξηγήσετε τα γραφόμενα του ομολόγου σας. Επειδή η επικοινωνία με e-mail δεν σας επιτρέπει να παρατηρήσετε την γλώσσα του σώματος, τις εκφράσεις του προσώπου, τις διακυμάνσεις ή τον τόνο της φωνής του ανθρώπου που με τον οποίο επικοινωνείτε, η πιθανότητα να ερμηνεύσετε μια δήλωση λανθασμένα είναι αυξημένη. Ακόμη, το γεγονός ότι δεν έχει καλλιεργηθεί εμπιστοσύνη κάνει κάποιον πιο καχύποπτο και πιο επιρρεπή στο να νομίζει ότι η άλλη πλευρά σκοπεύει να τον εκμεταλλευτεί.
- Υπάρχει μεγαλύτερη τάση να υπερβάλλει κάποιος, να μπλοφάρει ή ακόμη και να λέει ψέματα σε ένα e-mail από ότι σε μια επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο. Ανταγωνιστικοί διαπραγματευτές αισθάνονται ότι έχουν μεγαλύτερη δύναμη όταν επικοινωνούν με την κάλυψη που τους προσφέρει ένα e-mail και νοιάζονται λιγότερο για τις αντιδράσεις που μπορεί να πυροδοτήσουν οι τακτικές που χρησιμοποιούν.
- Είναι πολύ ευκολότερο να πει κάποιος «όχι» και πιο δύσκολο να αναζητήσει δημιουργικές λύσεις που μπορεί να αποβούν αμοιβαία επωφελείς.
Πώς μπορείτε να ξεπεράσετε τις παραπάνω δυσκολίες;
Προετοιμαστείτε σχολαστικά. Η ενδελεχής προετοιμασία θα σας βοηθήσει να καταγράψετε τα κύρια σημεία που χρειάζεται να θίξετε στο e-mail σας και να τα κατατάξετε ανά σειρά προτεραιότητας. Επίσης, θα σας δώσει την ευκαιρία να δομήσετε τις προτάσεις σας χρησιμοποιώντας εκφράσεις που πιθανολογείτε ότι θα έχουν τον καλύτερο δυνατό αντίκτυπο.
Αναδείξτε τα κύρια ζητήματα που σας απασχολούν με σαφήνεια. Χρησιμοποιείστε ει δυνατόν μικρές και κατανοητές προτάσεις που δεν αφήνουν δυνατότητα παρερμηνείας. Μην κάνετε προσωπικές αναφορές που μπορούν να παρεξηγηθούν και αποφύγετε τους επιθετικούς προσδιορισμούς.
Διατηρήστε φιλικό τόνο ακόμη και αν το ζήτημα που σας απασχολεί είναι δυσεπίλυτο ή ακόμη και αν προηγούμενες επικοινωνίες έχουν οξύνει τα πνεύματα.
Επικεντρωθείτε στον στόχο σας. Αναφέρετε τι θέλετε να πετύχετε από τη συγκεκριμένη διαπραγμάτευση και επικοινωνήστε ποιες είναι οι προσδοκίες σας. Έχετε πάντα στο μυαλό σας ποιες παράμετροι είναι σημαντικοί για εσάς και τι αποτελεί αποδεκτή και τι μη αποδεκτή συμφωνία, ώστε να μπορείτε να αξιολογήσετε καλύτερα τυχόν προτάσεις της άλλης πλευράς.
Αποφύγετε να μιμηθείτε αγενείς συμπεριφορές. Ακόμη και αν ο άλλος διαπραγματευτής είναι αγενής και χρησιμοποιεί απαξιωτικούς χαρακτηρισμούς, αποφύγετε να πέσετε στην παγίδα να γίνετε κι εσείς επιθετικοί. Αντίθετα, κάντε ένα διάλλειμα και στείλτε ένα e-mail ή καλέστε τηλεφωνικά τον άλλο διαπραγματευτή και εκφράστε τον προβληματισμό σας για την τροπή που έχει πάρει η διαπραγμάτευση, ζητώντας να κάνετε μια συνάντηση από κοντά ώστε να λυθούν οποιεσδήποτε παρεξηγήσεις.
Κάντε πολλές ερωτήσεις. Υπάρχει η τάση να περιορίζει κανείς τις ερωτήσεις που κάνει μέσω email γιατί δε θέλει να θεωρηθεί ότι γίνεται κουραστικός. Μην πέσετε σε αυτήν την παγίδα. Για να αποφύγετε χρονοβόρες λίστες που αναφέρουν μια σειρά από ζητήματα, ξεκινήστε με πιο γενικές ερωτήσεις, συνομιλήστε τηλεφωνικά για να συζητήσετε τις απαντήσεις στα ερωτήματά σας και συντάξτε μικρά και περιεκτικά e-mail για να ομαδοποιήσετε τυχόν επιπλέον ερωτήσεις ανά θέμα.
Πριν στείλετε το e-mail στον παραλήπτη, στείλτε το στον εαυτό σας. Αφήστε να μεσολαβήσει τουλάχιστον ένα μισάωρο από την ώρα που το γράψατε, χρόνος που θα σας βοηθήσει να δείτε με πιο καθαρή ματιά αν το περιεχόμενο του e-mail επικοινωνεί το μήνυμα που θέλετε να περάσετε, αν αφήνει περιθώρια για παρεξηγήσεις ή αν είναι αόριστο, καυστικό ή επιθετικό, όταν δεν συντρέχει λόγος για τίποτα από όλα αυτά.
