Επιπλέον τεχνικές που σας βοηθούν στη διαπραγμάτευση
Σε προηγούμενο άρθρο μας είδαμε τα οφέλη της ενεργητικής ακρόασης στην εξέλιξη μιας διαπραγμάτευσης. Η ενεργητική ακρόαση είναι μια γενική προσέγγιση στην ακρόαση που σας βοηθά να αποκτάτε περισσότερες πληροφορίες, να κατανοείτε καλύτερα την οπτική της άλλης πλευράς και να συνεργάζεστε πιο αποτελεσματικά με τους άλλους.
Το άτομο που ακούει ενεργά δίνει την εντύπωση ότι ενδιαφέρεται πραγματικά για ό,τι λέγεται, γεγονός που του δίνει τη δυνατότητα να επηρεάσει την άποψη του συνομιλητή του και να κατανοήσει με μεγαλύτερη ακρίβεια τις σκέψεις και τα συναισθήματά του. Επομένως, η ενεργητική ακρόαση όταν χρησιμοποιείται σωστά και αποτελεσματικά, δείχνει επαγγελματισμό, συμβάλλει στην καλλιέργεια στενότερων σχέσεων με την άλλη πλευρά και χτίζει εμπιστοσύνη.
Χρήσιμες Τεχνικές Ενεργητικής Ακρόασης
Ας δούμε μερικές ακόμη χρήσιμες τεχνικές που σχετίζονται με την ενεργητική ακρόαση, οι οποίες έχουν αποδειχθεί επανειλημμένα ιδιαίτερα χρήσιμες στο διαπραγματευτικό τραπέζι.
Σήμανση συναισθημάτων: Η σήμανση είναι μια προφορική παρατήρηση που κάνουμε είτε για τη συναισθηματική κατάσταση του άλλου διαπραγματευτή είτε για το τι σκέφτεται. Είναι σημαντικό να αναγνωρίζονται τα συναισθήματα του ατόμου που μιλάει.
Ο προσδιορισμός των συναισθημάτων του άλλου διαπραγματευτή επικυρώνει αυτό που εκείνος αισθάνεται αντί να το απαξιώνει. Κατά τη διάρκεια μιας διαπραγμάτευσης, πολλοί άνθρωποι ενεργούν επηρεαζόμενοι από τα συναισθήματά τους και όχι βάση μιας στρατηγικής που έχει χαραχθεί με ορθολογικά κριτήρια. Με τη σήμανση τους βοηθάτε να αναγνωρίσουν τα συναισθήματά τους, συμβάλλοντας στο να επανέλθει μια ισορροπία στον τρόπο που συμπεριφέρονται στο διαπραγματευτικό τραπέζι.
Μερικά παραδείγματα σήμανσης είναι τα παρακάτω:
«Αν καταλαβαίνω καλά, σαν ενδιαφέρει η πρότασή μας»
«Μου φαίνεται ότι αισθάνεστε λίγο άβολα»
«Ακούγεστε ανήσυχος»
«Έχω την αίσθηση ότι έχετε κάτι συγκεκριμένο στο μυαλό σας»
«Μοιάζει να σας απασχολεί κάτι»
«Μου φαίνεται ότι έχετε πάρει μια απόφαση»
«Νιώθω ότι ήρθε η ώρα να προχωρήσουμε»
Τέτοιου είδους δηλώσεις «ξεκλειδώνουν» τον διαπραγματευτή γιατί του δείχνουν ότι καταλαβαίνετε την οπτική του και τη συναισθηματική του κατάσταση. Του δίνουν έτσι την αφορμή να μοιραστεί μαζί σας πληροφορίες που σε διαφορετική περίπτωση ίσως να κρατούσε για τον εαυτό του. Ο σκοπός της σήμανσης δεν είναι να εκμεταλλευτείτε τον ομόλογό σας, αλλά να χτίσετε σχέσεις εμπιστοσύνης και να τον βοηθήσετε να μοιραστεί μαζί σας πληροφορίες που θα σας βοηθήσουν να δομήσετε μια αμοιβαία επωφελή συμφωνία.
Μη χρησιμοποιείτε τη σήμανση μόνο για να επισημάνετε κάτι θετικό. Μια ουσιαστική σχέση με την άλλη πλευρά δημιουργείται όταν δε διστάζετε να φέρετε στην επιφάνεια θέματα που είναι αρνητικά ή που η διαχείρισή τους είναι δύσκολη. Με αυτόν τον τρόπο δείχνετε πως δεν φοβάστε να αντιμετωπίσετε ακανθώδη ζητήματα και ότι είστε ευθείς και αξιόπιστοι.
Παράφραση
Η παράφραση περιλαμβάνει την επανάληψη όσων είπε ο συνομιλητής σας με δικά σας λόγια. Με αυτόν τον τρόπο δείχνετε ότι τον παρακολουθείτε με προσοχή, αλλά και ότι κατανοείτε τα λεγόμενά του. Έτσι, εξασφαλίζετε ότι δεν θα προκύψουν στη συνέχεια παρεξηγήσεις που οφείλονται σε πιθανή λάθος ερμηνεία των λεγόμενων του συνομιλητή σας.
Αντανάκλαση
Όταν κάποιος σταματήσει να μιλάει, αντί να παραφράσετε τα λεγόμενα του συνομιλητή σας, απλά επαναλάβετε τις τελευταίες λέξεις του. Αν ο εκπρόσωπος της άλλης πλευράς σας πει”… κι αυτό με θύμωσε πραγματικά“, πείτε, “Αυτό σε θύμωσε πραγματικά.” Αν σας πει, «πρέπει να έχω τελειώσει το ζήτημα μέχρι το καλοκαίρι», εσείς πείτε «μέχρι το καλοκαίρι». Ακούγεται ίσως λίγο αστείο, αλλά αυτή η τακτική ενθαρρύνει το συνομιλητή σας να εξηγήσει περαιτέρω τα λεγόμενά του και ως εκ τούτου να μοιραστεί μαζί σας τις ανάγκες και τις προτεραιότητες του.
Στρατηγικές παύσεις
«Η σωστή χρήση της σιωπής είναι μια από τις μεγαλύτερες τέχνες της συνομιλίας», έλεγε ο Κικέρωνας. Έρευνες έχουν δείξει ότι μια σημαντική διαφορά μεταξύ έμπειρων και αποτελεσματικών διαπραγματευτών και ανθρώπων με μέτριες διαπραγματευτικές δεξιότητες είναι ότι οι πρώτοι ακούνε πολύ περισσότερο από ό,τι μιλούν. Η αποτελεσματική ακρόαση περιλαμβάνει τη χρήση της σιωπής και της παύσης πριν πάρετε τον λόγο. Η σιωπή επιτρέπει στο άλλο άτομο να συνεχίσει να μιλάει ενώ ο συνδυασμός της με μια παύση πριν αρχίσετε να μιλάτε -όταν σας έχει δοθεί ο λόγος- βοηθάει να επέλθει μια ηρεμία που είναι απαραίτητη, καθώς βοηθά τον ομόλογό σας να εκτιμήσει με καθαρότερη ματιά μια κατάσταση και να ενεργήσει περισσότερο ορθολογικά και όχι με οδηγό τα συναισθήματά του.
Ερωτήσεις ανοικτού τύπου
Η υποβολή ερωτήσεων ανοιχτού τύπου, δηλαδή ερωτήσεων που δεν μπορούν να απαντηθούν μονολεκτικά με ένα ναι ή ένα όχι, ωθεί το άτομο να μιλήσει περισσότερο. Ακόμη, βοηθά να δημιουργηθεί κλίμα συνεργασίας, καθώς και να σας δώσει πολύτιμες πληροφορίες σχετικά το πώς βλέπει η άλλη πλευρά την κατάσταση έτσι όπως έχει διαμορφωθεί μέχρι εκείνο το σημείο.
Ενθάρρυνση
Λέξεις ή επιφωνήματα όπως «Χμ», «Εντάξει» και «Α, χα», «Μάλιστα» αλλά και τρόποι μη λεκτικής επικοινωνίας όπως τα θετικά νεύματα, συμβάλλουν στην οικοδόμηση μιας σχέσης με τον συνομιλητή σας, ενθαρρύνοντας τον διακριτικά να συνεχίσει να μιλά.
Είναι εύκολο να πιστέψει κανείς, ότι οι παραπάνω δεξιότητες είναι απλά κοινή λογική και ότι το να τις χρησιμοποιήσει κανείς στο περιβάλλον μιας διαπραγμάτευσης είναι απλή υπόθεση. Όμως η πρόκληση έγκειται στη σωστή χρήση αυτών των τεχνικών. Συγκεκριμένα, το να ενεργεί κανείς με ενσυναίσθηση είναι αυτό που καθιστά την ενεργή ακρόαση αποτελεσματική, αφού διαφορετικά ο συνομιλητής σας θα θεωρήσει ότι προσποιείστε μόνο και μόνο για να πετύχετε κάτι στο διαπραγματευτικό τραπέζι.
